Webmail'in İçinde, Kurumunuza Özel Anlık Mesajlaşma
Personeliniz, dışarıdan hiçbir uygulama yüklemeden, kullandığı webmail'in içinden birbiriyle anlık yazışır. WhatsApp kolaylığında; ama tüm veriler kendi sunucunuzda kalır, hiçbir yurt dışı buluta gitmez. Belediyeler ve kurumlar için KVKK uyumlu, denetlenebilir, departman yapısına uygun bir iç iletişim çözümü.
PostaOfis Sohbet Nedir?
PostaOfis Sohbet (kurumsohbet), webmail arayüzünüzün içine gömülü çalışan, tam donanımlı bir kurumsal mesajlaşma sistemidir. Kullanıcılar webmail'in köşesindeki sohbet balonuna tıklayarak; tıpkı yaygın mesajlaşma uygulamalarında olduğu gibi birebir yazışır, departman gruplarında konuşur, dosya paylaşır, duyuru alır.
Farkı ise temelde yatar: bu sistem ayrı bir uygulama, ayrı bir hesap, ayrı bir sunucu gerektirmez ve verilerinizi kurum dışına çıkarmaz. Personelin zaten her gün açtığı webmail'in bir parçasıdır.
Birebir ve grup yazışmaları, departman (birim) grupları, duyuru kanalı, dosya/resim paylaşımı, emoji ve tepkiler, yanıtlama-alıntılama, @bahsetme, okundu bilgisi, "yazıyor…" göstergesi, mesaj sabitleme, kaydedilenler, hatırlatmalar, iletme, sohbet içi arama, medya galerisi ve konuşmayı dışa aktarma — hepsi webmail'in içinde.
Belediyeler ve Kurumlar İçin Neden Uygun?
Kurumlarda iç iletişim genellikle ya kişisel WhatsApp hesapları üzerinden (kontrolsüz, kişisel ve kurumsal iç içe) ya da yurt dışı bulut servisleriyle (veri dışarıda) yürür. İkisi de kamu kurumları için ciddi risk taşır. PostaOfis Sohbet bu boşluğu doldurur:
Kurum Sunucusunda Kalır
Tüm mesajlar ve dosyalar kendi sunucunuzda barınır. Hiçbir yurt dışı servise veri gitmez.
Webmail'e Gömülü
Ayrı uygulama, ayrı şifre, ayrı kurulum yok. Personel zaten kullandığı webmail'den yazışır.
Departman Yapısı
Birim/bölüm yapısına uygun: Fen İşleri, Zabıta, Mali Hizmetler… her birim için otomatik grup.
Yönetici Denetimi
Yönetici tüm mesajları (silinenler dahil) görür, moderasyon yapar, denetim kaydı tutulur.
KVKK Uyumlu
Kişisel veriler kurum kontrolünde işlenir; veri yerleşimi (data residency) sağlanır.
Ek Lisans/Abonelik Yok
Kullanıcı başına aylık ücret ödenen bulut servislerine kıyasla, kendi altyapınızda çalışır.
KVKK & Veri Gizliliği
Kamu kurumları ve belediyeler için iç yazışmaların nerede tutulduğu kritik bir hukuki sorumluluktur. PostaOfis Sohbet bu noktada baştan sona güvenli tasarlanmıştır.
Veri yerleşimi: Mesajlar, dosyalar ve kullanıcı profilleri kurumunuzun sunucusundaki veritabanında saklanır; yurt dışına çıkmaz.
Dış servis yok: Mesajlaşma için hiçbir üçüncü taraf bulut servisi kullanılmaz.
Dosya erişimi denetimli: Paylaşılan dosyalara herkese açık URL yoktur; dosyalar yalnızca kısa ömürlü, imzalı bağlantılarla sunulur.
Denetlenebilirlik: Her moderasyon işlemi ve mesaj hareketi denetim kaydına (audit log) yazılır; CSV olarak dışa aktarılabilir.
Moderasyon: Yönetici uygunsuz içeriği silebilir, kullanıcıyı engelleyebilir; silinen mesajlar dahil her şey kayıt altındadır.
Personelin kurumsal işleri kişisel WhatsApp hesabından yürütmesi; kurumsal bilginin kişisel cihazlarda dağılması, personel ayrıldığında verinin kaybolması ve KVKK ihlali riski demektir. PostaOfis Sohbet, tüm iç iletişimi kurum kontrolündeki tek bir kanala taşır.
İç İletişim Seçenekleri Karşılaştırması
İç iletişimde kullanılan yaygın seçenekler, bir kamu kurumunun önemsediği başlıklarda aşağıda karşılaştırılmıştır. Standart webmail yazılımlarında yerleşik sohbet bulunmaz; genellikle ayrı bir sohbet sunucusu kurulup eklentiyle bağlanır — bu da ayrı bir sunucu ve ayrı bir yönetim demektir.
| Özellik | Kişisel mesajlaşma uygulamaları | Yurt dışı bulut iş platformları | Kurum sunucusunda ayrı sohbet yazılımı | PostaOfis Sohbet |
|---|---|---|---|---|
| Veri nerede? | Yurt dışı | Yurt dışı bulut | Kendi sunucu | Kendi sunucu |
| Webmail içinde mi? | Hayır | Hayır | Hayır | Evet |
| Ayrı uygulama/şifre | Gerekir | Gerekir | Gerekir | Gerekmez |
| Ayrı sunucu kurulumu | — | — | Gerekir | Gerekmez |
| KVKK / veri yerleşimi | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Yönetici moderasyon + denetim kaydı | ❌ | Kısıtlı | Var | ✅ (silinenler dahil) |
| Departman (birim) yapısı | ❌ | Manuel | Manuel | ✅ otomatik |
| Aylık kullanıcı ücreti | Ücretsiz ama kontrolsüz | Genelde ücretli | Sunucu maliyeti | Ek abonelik yok |
Yaygın iş platformları olgun ve güçlüdür; sesli ve görüntülü görüşme gibi geniş özellikler sunar. PostaOfis Sohbet'in farkı kapsamda değil, şu üç noktanın birlikte sağlanmasındadır: webmail'e gömülü olması, ayrı kurulum ve giriş gerektirmemesi, veriyi kurum içinde tutması.
Kullanıcı Tarafı — Tüm Özellikler
Kullanıcılar webmail'in köşesindeki sohbet balonundan sisteme girer. Aşağıda, bir kullanıcının yapabileceği her şey detaylıca anlatılmıştır.
Gerçek Zamanlı Altyapı (WebSocket)
PostaOfis Sohbet, mesajları anlık iletir — sayfayı yenilemeye gerek yoktur. Sistem bir WebSocket bağlantısı kurar; mesajlar, okundu bilgileri ve "yazıyor…" durumu canlı akar.
WebSocket bağlantısı koparsa sistem üstel gecikmeyle (exponential backoff) otomatik yeniden bağlanır. Bağlantı hiç kurulamazsa devreye yoklama (polling) yedeği girer; mesajlar yine de gelir. Kullanıcı bu geçişlerin hiçbirini fark etmez — sohbet her koşulda akıcı kalır.
Bununla birlikte gelen canlı göstergeler: kişilerin çevrimiçi noktaları (anlık güncellenir), okundu bilgisi (✓ iletildi / ✓✓ okundu), "yazıyor…" göstergesi ve okunmamış mesaj sayaçları.
Profil — Kimliğiniz
Sohbette nasıl göründüğünüzü belirlersiniz: görünen ad, ünvan, avatar ve birim/bölüm.
Avatar zinciri: Avatar yüklerseniz, dosyanız imzalı bir token ile kurum sunucusundan güvenli sunulur (herkese açık URL yoktur). Avatar yüklemezseniz baş harfleriniz renkli bir rozet olarak otomatik oluşturulur — yani herkesin her zaman bir avatarı olur.
Yönetici "İsim + Birim zorunlu" ayarını açtıysa, profilini (görünen ad + birim) tamamlamayan kullanıcının mesaj kutusu kilitlenir — profil tamamlanana kadar mesaj veya dosya gönderilemez. Bu sayede kurum içinde herkesin kim olduğu ve hangi birimde çalıştığı her mesajda nettir; anonim/eksik kimlikli yazışma olmaz.
Tema ve Yerleşim
Her kullanıcı sohbet penceresini kendine göre kişiselleştirir; seçim anında uygulanır ve yalnızca o kullanıcıyı etkiler.
- 6 Tema: Kurumsal (Aurora), Mavi, Yeşil, Bordo, Gece (koyu) ve Açık.
- 4 Yerleşim: *Klasik* (tek panel), *Yan yana* (WhatsApp gibi liste + sohbet — geniş pencerede otomatik genişler), *Ferah* (büyük) ve Özel.
- Özel yerleşim: Liste genişliğini bir kaydırıcıyla (≈320px'e kadar) ve mesaj yoğunluğunu elle ayarlarsınız. Tercihleriniz cihazınızda saklanır.
Yönetici kurumsal bir varsayılan tema/yerleşim belirler; kullanıcı isterse üzerine kendi tercihini koyar ve dilediğinde "yönetici varsayılanına dön" ile sıfırlar.
Mesajlaşma ve Gruplar
Soldaki listeden bir kişiyle birebir, bir grupla veya bir departman grubuyla yazışırsınız. Enter ile gönderir, Shift+Enter ile alt satıra geçersiniz.
Grup yönetimi: Yeni grup oluşturur (birden çok kişi ekleyerek), grup bilgisi ekranından üye ekler, gruptan ayrılırsınız. Departman grupları ise yöneticinin tanımladığı birimlere göre otomatik oluşur (aşağıda "birime göre otomatik grup").
Mesaj Düzenleme ve Silme
- Mesaj düzenleme: Gönderdiğiniz bir mesajı sonradan düzenlersiniz; mesajda "düzenlendi" ibaresi belirir.
- Mesaj silme: Kendi mesajınızı silersiniz (onaylı). Silinen mesaj sohbetten kalkar; yönetici tarafında moderasyon kaydı korunur.
Yanıtlama, Bahsetme ve Tepkiler
| Özellik | Ne yapar |
|---|---|
| Yanıtla / Alıntıla | Belirli bir mesajı alıntılayarak cevap verirsiniz; alıntıya tıklayınca orijinal mesaja atlar — konu karışmaz. |
| @bahsetme (mention) | Yazarken @ yazıp açılan listeden isim seçersiniz. Etiketlenen kişi özel bildirim alır — sessize alınmış sohbette bile dikkat çeker. @herkes ile grubun tamamını etiketlersiniz. |
| Tepkiler (reactions) | Mesaja hızlı emoji tepkisi bırakırsınız. Hazır set: 👍 ❤️ 😂 😮 😢 🙏. Aynı tepkiye tekrar tıklarsanız geri alırsınız. |
| Emoji | Yazınıza emoji panelinden emoji eklersiniz. |
Dosya ve Resim Paylaşımı
Resim, belge ve dosyaları sohbete eklersiniz — aynı anda en çok 12 dosya. Üç yolla: ataç düğmesiyle seçerek, sürükle-bırak ile veya panodan yapıştırarak. Resimler küçük önizlemeyle gönderilir; dosya boyutu limiti yönetici tarafından belirlenir.
Kaydedilenler, Hatırlatmalar ve İletme
| Özellik | Ne yapar |
|---|---|
| Kaydedilenler (⭐) | Önemli bir mesajı yıldızlar, başlıktaki Kaydedilenler'den tek yerde bulursunuz (yalnızca size görünür). |
| Hatırlatmalar (⏰) | Bir mesaj için kendinize zamanlı hatırlatma kurarsınız. Hazır ön ayarlar: "1 saat sonra", "bugün 18:00", "yarın 09:00" veya özel zaman. Zamanı gelince bildirim alırsınız; geçmiş hatırlatmalar ayrıca işaretlenir. |
| İletme (↪) | Bir mesajı başka kişi/gruba aynen iletirsiniz; hedefi arayıp seçersiniz. "↪ İletildi" rozeti görünür, ekliyse dosya da birlikte gider. |
Sohbet ve Mesaj Sabitleme
- Sohbet sabitleme (📌): Sık kullandığınız sohbeti listenin en üstüne sabitlersiniz (kişiye özel; tekrar basınca kalkar).
- Mesaj sabitleme: Bir mesajı sohbetin içinde üste sabitlersiniz; o sohbetteki herkes görür. Üstte bir sabit mesaj çubuğu belirir; çubuktaki mesaja tıklayınca ilgili mesaja atlarsınız, sabitlenenler arasında gezersiniz.
Sessize Alma ve İki Tür Arama
- Sessize alma (🔕): Bir sohbetin ses ve bildirimlerini susturursunuz (üyeye özel, her cihazda geçerli); okunmamış sayacı yine işler. Liste satırındaki 🔕 ile hangi sohbetlerin sessiz olduğunu görürsünüz.
- Genel arama (kişi/mesaj): Liste üstündeki kutudan hem kişi/sohbet adı hem de tüm sohbetlerdeki mesaj içeriği içinde arama yaparsınız; sonuç satırına tıklayınca ilgili mesaja gidersiniz.
- Sohbet içi arama (🔍): Açık sohbetin tüm geçmişinde kelime arar, eşleşmeler arasında
˄ ˅oklarıyla gezersiniz; sayaç toplam eşleşmeyi gösterir, ekranda olmayan eski eşleşmeler için geçmiş otomatik yüklenir.
Medya Galerisi ve Lightbox
Kişi/grup bilgisi ekranındaki Medya & Dosyalar sekmesi, o sohbette paylaşılan tüm resim ve dosyaları tek ekranda toplar. Bir resme tıklayınca tam ekran galeri (lightbox) açılır; ◀ ▶ veya ← → ile gezer, ⬇ ile indirir, Esc ile kapatırsınız.
Bildirimler: Ses, Masaüstü ve Rahatsız Etme (DND)
- Sesli bildirim: Yeni mesajda yumuşak bir uyarı sesi çalar; bahsetme/öncelikli durumda daha belirgin bir ton kullanılır (art arda seslerde otomatik kısılır).
- Masaüstü bildirimi: Tarayıcı bildirim iznini verirseniz, pencere kapalıyken bile masaüstü bildirimi alırsınız; bildirime tıklayınca ilgili sohbet açılır.
- Rahatsız Etme (DND 🔔): Tek tuşla tüm ses ve bildirimleri susturursunuz. Kapatınca sistem bildirim iznini ve ses motorunu yeniden hazırlar. Tercih cihazınızda saklanır.
Duyuru Kanalı
Yetkili kişilerin herkese tek yönlü duyuru ulaştırdığı özel bir kanaldır (📢). Sıradan kullanıcılar yalnızca okur; yetkisi olmayan kişiye mesaj kutusu hiç gösterilmez, yerine "salt-okunur" notu çıkar. Yalnızca yöneticinin belirlediği yetkililer buraya yazabilir. Önemli kurumsal bilgileri tüm personele aynı anda iletmek için idealdir.
Tüm Kullanıcı Özellikleri — Hızlı Referans
Görsellerde görünmeyenler dahil tüm özelliklerin özeti:
| Kategori | Özellikler |
|---|---|
| Gerçek zamanlı | WebSocket canlı mesajlaşma, otomatik yeniden bağlanma, polling yedeği, çevrimiçi noktaları, "yazıyor…", okundu (✓/✓✓) |
| Mesaj işlemleri | Gönderme, düzenleme, silme, yanıtlama/alıntılama, iletme, kopyalama |
| Etkileşim | @bahsetme (+@herkes), emoji, tepkiler (6 emoji), kaydedilenler, hatırlatmalar (ön ayarlı) |
| Sabitleme | Sohbet sabitleme (kişisel), mesaj sabitleme (paylaşımlı, pin çubuğu) |
| Arama | Global kişi/mesaj araması, sohbet içi arama + vurgulama + atlama |
| Dosya | 12'ye kadar dosya, sürükle-bırak, yapıştır, medya galerisi, lightbox |
| Gruplar | Grup oluşturma, üye ekleme, grup bilgisi, ayrılma, departman otomatik grupları |
| Duyuru | Tek yönlü duyuru kanalı, yetki bazlı yazma, salt-okunur görünüm |
| Bildirim | Sesli uyarı (2 ton), masaüstü bildirimi, Rahatsız Etme (DND), sessize alma |
| Kişiselleştirme | 6 tema, 4 yerleşim (özel: genişlik+yoğunluk slider'ı), avatar (yükle/baş harf rozeti) |
| Pencere | Sürükle, boyutlandır, tam ekran, pop-out (PiP), konum hatırlama |
| Arşiv | Konuşmayı .txt indir, PDF yazdır |
| Yardım | Aranabilir yerleşik kılavuz, ilk açılışta otomatik tanıtım |
| Güvenlik | İsim+birim gönderim kilidi, imzalı avatar/dosya erişimi, onaylı silme |
Pencere Yönetimi ve Dışa Aktarma
Sohbet penceresini başlıktan tutup sürükler, köşeden boyutlandırır, tam ekran yapar/geri alır veya ayrı bir pencereye (pop-out / PiP) çıkarırsınız — webmail'de gezinirken sohbet açık kalır. Pencere konumu ve boyutu hatırlanır. Bir konuşmanın tamamını metin (.txt) olarak indirir veya PDF olarak yazdırıp arşivlersiniz (yönetici dışa aktarmayı kapatırsa bu düğmeler görünmez).
Yerleşik Kullanım Kılavuzu
Sohbet penceresinin içinde, aranabilir bir Kullanım Kılavuzu bulunur (Başlarken, Mesajlaşma, Düzenle & Yönet, Bul & Gözat, Duyuru & Bildirim, Pencere & Dışa Aktarma). Kullanıcı, yöneticiye sormadan her özelliği buradan öğrenir; kılavuz penceresinin renkleri kullanıcının temasına uyum sağlar.
Kullanıcı sohbeti ilk kez açtığında kılavuz kendiliğinden bir kez açılır; böylece personel hiçbir eğitim almadan sistemi keşfeder. Sonraki açılışlarda otomatik çıkmaz, istendiğinde başlıktaki ❔ düğmesinden ulaşılır.
Yönetici Paneli — Sohbet Yönetimi
Panelde SERVİSLER → Sohbet Yönetimi bölümünden yönetilir. Her hesap yalnızca kendi alan adlarının sohbetini yönetir; başka bir kurumun verisi görünmez.
Üst sekmeler: Panel · Ayarlar · Mesajlar · Kişiler · Dosyalar · Kayıt
📊 Panel
Kullanıcı sayısı, çevrimiçi kişi, toplam sohbet, mesaj sayıları (son 30 gün / toplam), silinen mesaj, dosya sayısı/boyutu ve sohbet durumu özetlenir. Altta en aktif kişiler ve son aktivite listelenir.
⚙️ Ayarlar
Tüm görünüm ve özellik anahtarları buradadır.
Genel: Sohbeti aç/kapat, balon konumu (sağ alt / sol alt), varsayılan tema ve yerleşim.
Özellikler (açıp kapatılabilir): Dosya/resim paylaşımı, emoji, okundu bilgisi, "yazıyor…" göstergesi, grup sohbeti, konuşmayı dışa aktarma.
Sınırlar: Yükleme limiti (MB) ve saklama süresi (gün; 0 = sınırsız).
Kullanıcı Profili & Birimler: İsim + birim zorunluluğu, birim seçim şekli (serbest yazım / listeden seçim), birim listesi (örn. Özel Kalem, Fen İşleri, Zabıta, İmar ve Şehircilik, Mali Hizmetler…), birime göre otomatik grup (her birim için otomatik grup oluşur; kullanıcı birimini seçince o grubun üyesi olur, birim değişince eski gruptan çıkar) ve birim grubu ikonu.
Duyuru Kanalı: Duyuru kanalını ve buraya duyuru gönderebilecek kişileri belirlersiniz.
Bu özellik kamu kurumları için özellikle değerlidir: birim listesine müdürlükleri girersiniz, her personel profilinde biriminizi seçer ve otomatik olarak o müdürlüğün grubuna dahil olur. Personel birim değiştirince eski grubundan çıkıp yenisine eklenir — manuel grup yönetimine gerek kalmaz.
💬 Mesajlar (Moderasyon)
Sohbet ve mesaj listesini görürsünüz — silinenler dahil. Bir mesajı silebilir, geri alabilir veya kalıcı silebilirsiniz. Arama ile içerik bulursunuz. Her işlem denetim kaydına yazılır.
Sistem; mesaj türlerini de ayırt eder: metin, resim, dosya, sistem mesajları (giriş/çıkış, sohbet oluşturma gibi olaylar) ve mesajın yöneldiği bağlam (birebir / grup / duyuru). Bu sayede moderasyon ekranı, sıradan mesajla otomatik sistem olaylarını karıştırmaz.
👥 Kişiler
Kullanıcı takibi yaparsınız; gerektiğinde bir kişiyi engeller veya tekrar açarsınız.
📎 Dosyalar
Paylaşılan tüm dosyaları listeler; imzalı admin bağlantısıyla görüntüler, indirir veya silersiniz. Herkese açık dosya URL'i yoktur — erişim yalnızca yöneticinin kısa ömürlü token'ıyla sağlanır.
📋 Kayıt (Denetim Kaydı)
Tüm moderasyon işlemlerinin ve mesaj hareketlerinin denetim kaydını tutar; CSV olarak dışa aktarılır. KVKK denetimleri ve kurumsal hesap verebilirlik için kritik bir kayıttır.
Belediye / Kurum Kullanım Senaryoları
| Senaryo | Nasıl Yardımcı Olur |
|---|---|
| Müdürlükler arası hızlı iletişim | Her birim otomatik grubuyla anında yazışır; e-posta trafiği azalır. |
| Tüm personele duyuru | Duyuru kanalından önemli bilgiler herkese aynı anda ulaşır. |
| Hassas yazışmalar | Kişisel WhatsApp yerine, veri kurum içinde kalan denetlenebilir bir kanal. |
| Belge paylaşımı | Dosyalar sohbet içinde, kurum sunucusunda, imzalı erişimle paylaşılır. |
| Hesap verebilirlik | Yönetici moderasyonu + denetim kaydı + CSV ile her hareket izlenir. |
| Personel değişimi | Veri kişide değil kurumda kaldığı için, personel ayrılınca yazışma kaybolmaz. |
Sık Sorulan Sorular
| Soru | Cevap |
|---|---|
| Personelin ayrı bir uygulama indirmesi gerekir mi? | Hayır. Sohbet webmail'in içindedir; ayrı uygulama, kurulum veya şifre gerektirmez. |
| Mesajlar nerede saklanıyor? | Kurumunuzun kendi sunucusundaki veritabanında. Hiçbir yurt dışı buluta gönderilmez. |
| Yönetici mesajları görebilir mi? | Evet, moderasyon amacıyla — silinenler dahil. Her işlem denetim kaydına yazılır. |
| Departman yapısı nasıl kurulur? | Ayarlardan birim listesini girer, "birime göre otomatik grup"u açarsınız; gerisi otomatiktir. |
| Silinen mesaj kurtarılabilir mi? | Evet, yönetici Mesajlar bölümünden geri alabilir (veya kalıcı silebilir). |
| Dosya paylaşımı güvenli mi? | Evet. Herkese açık URL yoktur; dosyalar yalnızca imzalı, kısa ömürlü bağlantılarla sunulur. |
| Bir konuşmayı arşivleyebilir miyim? | Evet. Konuşmayı metin (.txt) olarak indirebilir veya PDF olarak yazdırabilirsiniz. |
| KVKK açısından uygun mu? | Evet. Veri yerleşimi, denetim kaydı, moderasyon ve erişim kontrolü ile kurumsal gizlilik gözetilir. |